A FEUP tem vindo a fazer um esforço no sentido de que os objectivos do SiFEUP sejam concretizados da forma mais eficiente e eficaz possível, tendo sempre em presença os aspectos de segurança que, em qualquer sistema de informação, se colocam com acuidade.
As opções estratégicas principais na continuação do desenvolvimento do sistema são:
A coerência do sistema tem duas vertentes: a consolidação dos dados estruturados numa base de dados relacional (Oracle) e o acesso à informação preferencialmente por vasculhadores Web.
O sistema comportará uma componente importante de dados não estruturados, organizados à volta dum esqueleto mantido centralmente, o qual deverá funcionar como suporte para viabilizar a criatividade e a montagem de funcionalidades adicionais e não como espartilho burocrático a dificultar as iniciativas mais locais, seja de indivíduos seja de grupos.
A título de exemplo, prevê-se que seja organizada centralmente na BD a informação básica relativa aos departamentos, respectivas secções, listas de pessoal e formas de contacto, etc. Esta informação poderá ser pesquisada segundo alguns critérios pré-definidos. A própria BD incluirá o URL das páginas específicas dos departamentos ou secções que entenderem acrescentar informação complementar como notícias específicas, descrições da actividade dos seus laboratórios, etc.
A vantagem principal da arquitectura proposta é aproveitar toda a tecnologia das BD em termos de estruturação e pesquisa da informação, de segurança e ferramentas de exploração, tornando-a geralmente acessível através da Web, sem para isso ter que manusear elevadas quantidades de ficheiros de texto mais ou menos independentes.
Procurar-se-á que o sistema evolua segundo as linhas gerais acima apontadas, mas com implementação gradual e sujeita a avaliação periódica para permitir correcções da trajectória.
Há que definir, em cada fase, da forma mais clara possível quais as fronteiras entre os pilares centrais e as nuvens que os rodeiam e quais as regras mínimas a que todos devem obedecer.
De entre os produtores de informação anteriormente identificados, os que forem unidades da FEUP podem manter informação própria no SiFEUP.
Outras unidades da FEUP, que não estejam referenciadas como produtores de informação, poderão negociar com os produtores de informação em que se integram a inclusão no SiFEUP de recursos informativos próprios.
Para este efeito, serão disponibilizadas pelo CICA áreas de trabalho no servidor WWW da FEUP, nó www.fe.up.pt (nome alternativo da máquina alf.fe.up.pt), ou noutros servidores WWW do CICA, consoante o tipo de recursos a utilizar (por exemplo, Oracle ou VRML). Os produtores de informação, poderão, todavia, optar por manter a mesma em servidores WWW próprios. Independentemente do servidor que contém a informação, a mesma será transparentemente acessível a partir do servidor Web da FEUP.
A criação e manutenção de um sistema de informação tão vasto e diversificado como este, constituído por uma colecção extensa de recursos informativos de vários tipos, exige um trabalho continuado de uma equipa colaborante que reuna competências diversas.
No caso da FEUP essa equipa deve ser hierarquizada, existindo uma Equipa do SiFEUP ao nível dos Orgãos de Gestão e Serviços Centrais e equipas específicas associadas aos produtores com maior actividade. O coordenador da Equipa do SiFEUP será o gestor de informação da FEUP (giFEUP). É conveniente que o próprio giFEUP, ou alguém que integre a Equipa, possua competências de administrador de sistemas no CICA. O giFEUP será o interlocutor dos gestores de informação dos restantes produtores da Faculdade.
A correcção e actualização da informação associada a cada produtor compete, em última análise, ao respectivo responsável. Será este responsável, ou pessoa por ele indicada, que assumirá o papel de gestor de informação para esse produtor podendo, se o julgar conveniente, constituir uma equipa específica. O giFEUP será nomeado pelo Director da FEUP.
Os produtores de informação, que não os Orgãos de Gestão e Serviços Centrais, poderão subcontratar o serviço de criação, disponibilização e manutenção dos seus recursos informativos à Equipa do SiFEUP, mediante condições a regulamentar pela Direcção da Faculdade.
Descreve-se em seguida o procedimento a adoptar pelos vários produtores de informação para disponibilizar informação no SiFEUP.
Às áreas de trabalho atribuídas aos produtores de informação nos servidores WWW do CICA, no âmbito do SiFEUP, estão associados os direitos habituais de qualquer utilizador do sistema. Apenas os administradores de sistemas da Equipa do SiFEUP terão autorização para efectuar a ligação das várias componentes da info-estrutura.
Cada gestor de informação terá uma conta apropriada num servidor WWW, de tal modo que os directórios relativos aos produtores de informação sejam disjuntos entre si e do que contém os recursos centrais da FEUP. Não será pois possível qualquer acesso, para escrita, ao directório de um produtor de informação, a não ser pela equipa que mantém a mesma, sob a responsabilidade do respectivo gestor de informação.
O giFEUP assegurará que estes directórios constituam globalmente um sistema de ficheiros devidamente identificado e coerente de modo permitir a sua fácil identificação.
Por outro lado este sistema de ficheiros será distinto do que contém os ficheiros de trabalho das várias equipas, permitindo que possam ser criadas páginas de teste e que sejam feitas modificações sem que tal afecte a visualização da colecção global de páginas da FEUP pelos utilizadores deste serviço.
Exceptuam-se a esta regra os produtores de informação individuais por estes serem em número muito superior e terem uma permanência no sistema mais variável e porque a informação, sendo da responsabilidade do próprio, deve estar activa apenas enquanto o utilizador tiver acesso ao sistema. Mantendo a informação debaixo do directório de trabalho do utilizador, garante-se esta dependência. Na medida em que os recursos informativos dos produtores individuais são, mesmo assim, obrigatoriamente colocados num directório próprio, debaixo do seu directório de trabalho, é igualmente possível criar páginas de teste e fazer modificações, sem que tal afecte o SiFEUP em tempo real.
Nesta secção é feita uma descrição sumária do desenvolvimento previsto para cada um dos recursos informativos identificados. Apresenta-se em diagrama uma proposta de organização da informação. Omitem-se algumas das ligações cruzadas entre recursos, por razões de legibilidade, as quais são no entanto referidas como recursos relacionados nas descrições específicas abaixo.
FEUP | |
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Situação Actual | parcialmente implementado nas páginas HTML mantidas pelo CICA. |
Responsável | gestores de informação da FEUP, dos departamentos e serviços. |
Evolução | reformulação das páginas HTML que constituem a porta de entrada e o esqueleto lógico de todo o SiFEUP; parte da informação poderá ser obtida dinamicamente da BD Oracle (características dos departamentos e suas secções, dos serviços, órgãos dirigentes). |
Suporte | HTML, Oracle |
Interface | Web |
Recursos Relacionados | a informação mantida centralmente, por exemplo, sobre departamentos, poderá ser complementada com páginas mantidas pelos mesmos, acessíveis por URL incluídos na BD Oracle; o acesso Web a todos os outros recursos disponíveis é feito por ligação a partir do recurso Feup. |
Notícias | |
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Situação Actual | a maior parte dos anúncios e avisos é veiculado através de boletins, correio em papel e electrónico e, esporadicamente, via Web. |
Responsável | gestores de informação da FEUP, dos departamentos e serviços e de cada um dos outros recursos. |
Evolução | o objectivo é criar um boletim electrónico; todos os recursos poderão ter uma página de notícias, de preferência identificada por um símbolo comum a todo o SiFEUP; deve ser dada especial atenção às páginas de notícias da FEUP, dos departamentos e dos cursos; deve ser montado um (ou mais) postos de digitalização, de preferência com reconhecimento de caracteres e apoio de secretariado, para viabilizar a divulgação de documentos recebidos em papel; todas as notícias terão um mínimo de informação associada, incluindo título, origem, data e validade, de forma a poderem ser incluídas e retiradas automaticamente e pesquisadas por assunto. |
Suporte | Oracle, HTML |
Interface | Web |
Recursos Relacionados | o recurso Legislação, tendo características semelhantes, é muito menos dinâmico e tipicamente contém documentos mais extensos, pelo que se aconselha um tratamento separado do das notícias. |
Legislação | |
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Situação Actual | disponível em papel, nos guias e anuários, mas muitas vezes disperso. |
Responsável | SREIAS |
Evolução | sistematização da informação normativa de longa duração, incluindo regulamentos. |
Suporte | HTML ou Oracle |
Interface | Web |
Observações | ver descrição do recurso Notícias. |
Cursos | |
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Situação Actual | informação habitualmente só acessível em papel ou em ficheiros de processador de texto/folha de cálculo dispersos. |
Responsável | Cursos |
Evolução | dado o papel central dos cursos na actividade da FEUP, este recurso interage com muitos outros; está em elaboração a estrutura de dados e respectiva aplicação em BD Oracle que centralizará toda a informação oficial; além da informação actual, pretende manter-se o histórico; a exploração da aplicação será feita por aplicação própria e a visualização via Web. |
Suporte | Oracle |
Interface | Oracle, Web |
Recursos Relacionados | inclui ligações para informação complementar e para as páginas de disciplina que existirem. |
Páginas de Disciplinas | |
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Situação Actual | alguns docentes mantêm informação específica nas suas páginas pessoais. |
Responsável | docentes das disciplinas. |
Evolução | prevê-se e considera-se de estimular o aumento da comunicação com os alunos pela via da colocação, em páginas específicas de cada disciplina, dos sumários, exercícios, enunciados de trabalhos práticos, exames, etc.; a informação constante da ficha de disciplina deve ser mantida centralmente e servir de ponto de acesso às páginas da disciplina; estas páginas estarão colocadas na área de trabalho HTML do respectivo docente. |
Suporte | HTML |
Interface | Web |
Recursos Relacionados | o URL da página inicial de cada disciplina deve ser fornecido ao recurso Cursos. |
Alunos | |
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Situação Actual | aplicação GAUP em BD Oracle isolada |
Responsável | SAP/RP |
Evolução | a aplicação de gestão de alunos é operada em máquinas isoladas da rede FEUPNet, por opção de segurança; pretende obter-se uma réplica da informação na BD Oracle acessível pela FEUPNet, de forma a disponibilizar estatísticas e indicadores sobre os alunos; há questões essenciais a resolver do ponto de vista de confidencialidade que poderão implicar a atribuição de um código de acesso personalizado e a definição de mínimos de agregação da informação. |
Suporte | Oracle isolada, Oracle na FEUPNet |
Interface | Oracle, Web |
Recursos Relacionados | o recurso Antigos Alunos recebe os dados pessoais de Alunos |
Observações | dado o carácter isolado da aplicação GAUP há alguma duplicação de informação relativamente a outros recursos, o que requer especial cuidado de sincronização para evitar inconsistências. |
Antigos Alunos | |
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Situação Actual | para além da ADEMEC, pouco se sabe do percurso dos antigos alunos. |
Responsável | SREIAS |
Evolução | a obtenção das listas de ex-alunos que concluíram o curso é um subproduto da aplicação GAUP; contudo, a informação que se pretende manipular neste recurso não está claromente disponível, sendo necessário, para além de desenvolver a aplicação respectiva, montar mecanismos de recolha da própria informação; terá que existir uma colaboração por parte dos ex-alunos que se poderá motivar, por exemplo, facilitando o acesso aos recursos informativos da FEUP (Biblioteca, página pessoal, ...). |
Suporte | Oracle |
Interface | Web |
Recursos Relacionados | identificações obtidas de Alunos. |
Projectos | |
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Situação Actual | existem algumas BD isoladas e informação nos guias, anuários e páginas pessoais. |
Responsável | SREIAS |
Evolução | o objectivo é manter centralmente informação correspondente à ficha dos projectos financiados de que a FEUP é contratante e possivelmente também dos outros projectos financiados em que participam membros da FEUP; informação complementar relativa a cada projecto poderá existir nas áreas de trabalho dos investigadores participantes, acessível por ligação a partir da respectiva ficha. |
Suporte | Oracle, HTML |
Interface | Web |
Recursos Relacionados | ligações relevantes para o recurso Pessoal. |
Pessoal | |
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Situação Actual | BD Access isolada |
Responsável | SAP/RPEA |
Evolução | 1ª fase - replicação dos dados de identificação, contacto e ligação orgânica na BD Oracle, para pesquisa de informação sobre recursos humanos e para suporte das páginas pessoais. 2ª fase - migração da aplicação de gestão de pessoal para a BD Oracle. |
Suporte | Access, Oracle |
Interface | 1ª fase - Access, Web; 2ª fase: Web, Oracle |
Recursos Relacionados | a ligação ao recurso Páginas Pessoais é feita através da inclusão do URL respectivo na BD Oracle. |
Observações | pode-se chegar a (subconjuntos da) informação de Pessoal por vários caminhos, por exemplo a partir de um departamento, ou secção, ou de um projecto de investigação. |
Páginas Pessoais | |
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Situação Actual | existem várias páginas HTML pessoais, tanto de docentes como de discentes. |
Responsável | docentes, investigadores, discentes |
Evolução | pretende-se estimular a criação de páginas pessoais, o que passa pela publicação de alguns protótipos em HTML e pelo apoio aos interessados; admite-se contudo que uma percentagem significativa dos docentes não o venha a fazer a curto prazo ou que construa as suas páginas de forma personalizada e pouco homogénea; para permitir uma imagem coerente dos recursos humanos assegura-se um mínimo de informação de forma centralizada; as páginas pessoais constituem a componente de personalização que fará do SiFEUP um sistema vivo e com múltiplas perspectivas. |
Suporte | HTML |
Interface | Web |
Recursos Relacionados | o URL da cada página pessoal deve ser fornecido ao recurso Pessoal. |
Publicações | |
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Situação Actual | bibliografias incompletas e dispersas pelos armários; alguns textos integrais acessíveis por ftp. |
Responsável | Biblioteca, CICA |
Evolução | o objectivo é fazer o registo bibliográfico sistemático e exaustivo das publicações científicas de que sejam autores membros da FEUP, incluindo o respectivo resumo e, se possível, o texto integral. Promover a criação de uma revista electrónica com artigos seleccionados entre estas publicações. |
Suporte | Oracle, Postscript |
Interface | Web, ftp |
Recursos Relacionados | a ligação a Pessoal poderá ser feita através do "nome profissional"; a ligação a Biblioteca dependerá do software que for escolhido para este último recurso. |
Observações | para garantir a exaustividade na cobertura bibliográfica da produção da FEUP, será de considerar um mecanismo de obrigatoriedade de declaração, ou mesmo de entrega, na Biblioteca de todas as publicações científicas, única forma de habilitar a Biblioteca a responder a solicitações externas de cópias das mesmas. |
Biblioteca | |
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Situação Actual | as teses da FEUP e a parte mais recente das monografias está registada na Porbase e acessível na FEUPNet; existem algumas BD parciais noutros formatos. |
Responsável | Biblioteca |
Evolução | Está a decorrer um concurso para aquisição de um sistema integrado de gestão de bibliotecas. |
Suporte | uarda decisão. |
Interface | aplicação própria, Web |
Observações | se se concluir pela vantagem da criação de um código personalizado no contexto deste recurso, tal deverá ser coordenado com os outros recursos, de forma a potenciar as respectivas capacidades de discriminação de níveis de acesso. |
Instalações | |
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Situação Actual | informação em papel. |
Responsável | STMAI/EE |
Evolução | desenvolvimento de uma aplicação que facilite a gestão dos espaços, em particular indicando as respectivas características e ocupação. |
Suporte | Oracle |
Interface | Oracle, Web |
Recursos Relacionados | os Equipamentos e os horários incluídos nos Cursos referirão este recurso. |
Equipamentos | |
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Situação Actual | informação em papel. |
Responsável | STMAI/EE |
Evolução | desenvolvimento de uma aplicação que facilite a gestão dos equipamentos, respectiva manutenção e informação patrimonial. |
Suporte | Oracle |
Interface | Oracle, Web |
Recursos Relacionados | referido por Recursos Computacionais; refere Instalações. |
Recursos | |
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Situação Actual | informação em ficheiros. |
Responsável | CICA |
Evolução | desenvolvimento de uma aplicação com o duplo objectivo de facilitar a parte burocrática de gestão da rede e de informar os interessados do hardware e software existente, respectiva localização e condições de acesso. |
Suporte | Oracle |
Interface | Web |
Recursos Relacionados | parte da informação relativa às máquinas residirá no recurso Equipamentos. |
Contabilidade | |
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Situação Actual | aplicação em BD Oracle isolada. |
Responsável | SEF/CP |
Evolução | prevê-se que alguns indicadores e resultados desta aplicação venham a ser transferidos para a BD Oracle acessível na FEUPNet. |
Suporte | Oracle |
Interface | aplicação de Contabilidade, Web |
Recursos Relacionados | a informação em Contabilidade será uma fonte para o recurso Orçamento. |
Orçamentos | |
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Situação Actual | distribuição em papel da execução orçamental. |
Responsável | SEF/CP |
Evolução | propõe-se a manutenção actualizada da informação sobre execução orçamental na BD Oracle da FEUPNet, com acesso apenas pelos responsáveis dos centros de custo (directores de serviços e de departamentos e responsáveis de projecto). |
Suporte | Oracle |
Interface | Web |
Recursos Relacionados | a informação deste recurso deverá estar o mais possível sincronizada com a de Contabilidade. |
Auto-formação | |
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Situação Actual | existem alguns módulos de ensino assistido por computador e alguns cursos utilizando o MOO. |
Responsável | Gabinete de Formação Permanente |
Evolução | o objectivo é fomentar a utilização de EAC, quer do ponto de vista de temáticas extra-curriculares, quer como formação complementar das próprias matérias curriculares; deverá existir um mecanismo de certificação da conclusão com sucesso dos módulos de EAC, a qual deverá ser anexa à informação curricular dos alunos; pretende-se também fomentar a produção de EAC. |
Suporte | MOO e outras aplicações específicas. |
Interface | variável |
Fóruns Electrónicos | |
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Situação Actual | existem algumas listas de distribuição de correio electrónico; a FEUP pertence a alguns fóruns de discussão. |
Responsável | CICA |
Evolução | aplicação para facilitar a organização das listas de distribuição e optimizar a relevância da informação entregue a cada destinatário; criação de fóruns especializados que fomentem o debate e a reflexão na FEUP. |
Suporte | Oracle |
Interface | Web |
Recursos Relacionados | poderá servir como centralização da gestão de utilizadores da FEUPNet, em particular se se optar pela atribuição de um código de identificação pessoal comum a vários serviços do sistema. |